L’automation de gestion des notes de frais

En cas d’audit, les autorités se pencheront tout d’abord sur les dépenses de vos employés. Pour une bonne raison aussi, car les dépenses de divertissement, en particulier, sont généralement sujettes à la fraude et aux abus.

Pour vous protéger contre cela, assurez-vous que vous avez un logiciel de gestion des notes de frais et que votre politique en matière de dépenses rassemble suffisamment d’informations pour que vous sachiez bien comprendre le contexte de chaque dépense. Vous pouvez y parvenir en créant des instructions simples sur la rédaction d’une note pour certains types de dépenses ou en incluant un reçu pour les dépenses supérieures à un certain montant.

En même temps, vous ne voulez pas exiger autant de détails que les employés sont dissuadés de soumettre leurs dépenses rapidement. C’est pourquoi votre politique doit établir un équilibre entre le besoin d’information et votre besoin pour les employés de ne pas remettre leurs dépenses.

La réalisation de cet équilibre est l’un des principaux avantages de l’automatisation de la gestion des dépenses. À l’aide d’un logiciel, généralement sur un téléphone mobile, il est uniquement demandé aux employés de soumettre un niveau de détail minimal. le reste est rempli par la localisation, les dépenses passées, les flux de cartes de crédit et d’autres sources de données. Il permet aux employés de soumettre des dépenses sans passer par des étapes contraignantes, tout en enregistrant tous les détails dont vous avez besoin pour obtenir le contexte complet des dépenses.